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  • Miguel Argüello Oviedo

Cumplir o esperar...


Mujer preocupada por la toma de decisiones
Cumplir o esperar

Hace poco publiqué la primera de tres entradas para graficar lo que sucede cada día en la actividad que tienen empresas, emprendimientos o negocios, y si aún no has leído la entrada de la que te menciono te invito a hacerlo entrando al siguiente enlace click:


Y esta vez comparto el caso número dos de Compliance. Un caso con el que algunos de ustedes seguramente se sentirá identificado/a.

El inicio…

A unos kilómetros de distancia está Fiorella, una joven que hace un pan y una repostería de las mil maravillas. Amigos y familiares le han dicho que debe poner una panadería porque el potencial que tiene es enorme. Ha estado buscando información sobre lo que tiene que hacer al respecto porque está decidida a hacerlo. Ha sido un sueño para ella lograrlo. Con ella está Lucia -una de las mejores amigas de Fiorella -quien está bastante interesada en ver si participa.

Cuál es la Situación…

Fiorella quiere una panadería, pero está en la disyuntiva de hacer una sociedad o formaliza su panadería bajo su propio nombre. Para ella el problema está con el dinero para hacer que las cosas funcionen. Sabe que necesita contar con los permisos de la entidad encargada de avalar este tipo de negocios (restaurantes, panaderías, bares, sodas) pero no cuenta con los recursos suficientes. La inversión en mobiliario, hornos, local, instrumentos, inventario, etc es algo alta.


Ah! es importante saber esto, ahora tiene socia, su amiga Lucia. Quien se decidió a meterse de lleno. Las dos jóvenes hacen varias consultas a abogados, gestores y a las instituciones pertinentes, y al final toman la decisión de no hacer ninguna sociedad y tampoco sacarán los permisos de funcionamiento. No cuentan con la capacidad para invertir en todo lo que necesitan y cumplir con “tantos” requisitos porque el “gasto” rebasa sus posibilidades.

Los permisos exigen llenar una enorme cantidad de requisitos y el tiempo para entregar los permisos es “demasiado”. Han renunciado a sus trabajos para crear esta panadería. Toman la decisión que con el tiempo verán qué pueden hacer en el camino con los permisos. Tomarán el riesgo.

Empieza a funcionar el negocio, pero sin factura, sin recibos ni contabilidad formal. Solo un cuaderno donde anotan lo que venden a diario. Alquilan un pequeño local, cuyo contrato lo firmó Laura.

Todos los temas sobre lo que han pagado, comprado y ajustes realizados los han conversado entre ellas, no hay un documento de las decisiones que toman, todo queda de forma verbal, todo queda en la amistad. Lo que han conversado está basado en el compromiso mutuo que se pondrán al día “más adelante”. "Por ahora el negocio es lo más importante".

Inician los problemas internos. El trabajo no es compartido. Lucia cree que el negocio del pan es bueno, pero cualquiera lo puede hacer, y considera que todo está en como se vende. Fiorella considera que de nada sirve una buena foto y saber vender si el pan no tiene calidad, sabor y amor.

Momento apremiante para el negocio: llegó un inspector de salud y no encontró los permisos para operar. El inspector dio aviso a las autoridades locales de que hay un negocio sin los permisos que corresponden para que procedan conforme a la legislación local. Les ha entregado una nota de requerimiento y les ha dicho no pueden seguir funcionando.


De pura casualidad dos compradores habituales se encontraban en la panadería y se ha regado la noticia de que la panadería no cuenta con los permisos de operación y que posiblemente la cierran. Esto ha generado un terrible problema de reputación; y las redes, su principal medio de comunicación, se encuentran atiborradas de mensajes con preguntas, señalamientos y criticas.

Y AHORA?…

Los problemas llegaron. Pensaban quizá que tenían “tiempo” para poner las cosas en orden. No fue así. El incumplimiento les alcanzó.

¿Cuáles serían los mayores riesgos? El cierre de la panadería; la perdida económica y una multa. ¿Qué dirá la legislación local en casos como estos? Sin embargo; no pueden hacerle frente a ese riesgo mientras las dos -amigas -continúen con el problema de comunicación interna. Deben poner las cosas en orden, pero difícilmente lo hacen. Cada una responsabiliza a la otra sobre lo que ocurre; y cada una considera más importante lo que ha hecho para el negocio. Se han vuelto insensatas.


Y mientras deciden cómo afrontar la situación porque aún gozan de unos días, ¿qué hay en este caso que ocurre muy seguido?:

Hay varios elementos de todo el bosque que deben ser observados y así volver a plantearnos el dilema de: Cumplir o no cumplir…


  1. Iniciaron un negocio solamente con la pasión, pero no con el orden y organización requerida.

  2. No planificaron los gastos que el negocio requería.

  3. Todo a lo interno de ellas fue verbal. Esto quiere decir que no existe como demostrar quién de las dos tiene o no la razón.

  4. No establecieron criterios para trabajar y desarrollar el negocio. Cómo se repartían los gastos, el trabajo y el día a día. Qué le toca a cada una de ellas realizar.

  5. Desconocen la legislación local.

  6. No poseen los permisos de funcionamiento. Esto acarreará multas y la posible negación de cualquier permiso en el futuro próximo.

  7. La reputación del negocio ha sido puesta en duda por no tener los permisos necesarios y contar con los visto bueno de las autoridades reguladoras de este tipo de negocios.

  8. La contabilidad es totalmente informal. Además de las autoridades locales para el funcionamiento están las nacionales con respecto a tributos con lo cual podría sumarse otro problema.

  9. El contrato de alquiler solo está a nombre de Laura, y la discusión entre ellas no ayuda a resolver los problemas. Laura ha amenazado con quedarse con el local y Fiorella ha dicho que preferiría irse.

Entonces, ¿Cumplir o no cumplir?


Un negocio no puede iniciar con una especie de “estructura formal” hacia lo externo y no contar con los permisos de funcionamiento necesarios. Ok! Me podrán decir que sí y que hoy en día hay varios “negocios” que operan al margen o más allá del margen. En estos últimos años han proliferado los negocios de ventas por redes sociales. Algunos importan, mercadean y venden. No cuentan con permisos, no tributan y no cuentan con una contabilidad formal. Esto es tema para otra entrada al blog.


Este segundo caso es el que típicamente ocurre cuando se abren panaderías, sitios de comida, servicios, venta de productos, etc. Sin duda el funcionamiento de la panadería ha sido una buena fachada, pero a lo interno carecen de una estructura que les permita funcionar adecuadamente. Reglas o políticas básicas para la toma de decisiones. Es que no es igual cuando uno está solo como dueño de negocio que cuando tienes socios.


Recordemos algo, no lo olvides por favor:


No solo de ventas vive una empresa, pequeña, mediana o grande, también del orden, organización y cumplimiento.

Puedes tener una micro empresa, pero si no cuentas con la organización debida, tarde o temprano tendrás problemas. Sobre todo aquellas que requieren permisos especiales como los de salud o alguna autoridad reguladora de alimentos según el país donde este el negocio. Además, si piensas crecer necesitas organización, planificación y cultura de cumplimiento.


Además, si piensas crecer necesitas organización, planificación y cultura de cumplimiento.

Veamos esto

Los permisos de la panadería les puede traer tranquilidad. Porque al contar con ellos no tendrían un estrés más en el desarrollo de su negocio. Este factor, el psicológico, muy pocas veces es tomado en cuenta. Además al contar con los permisos pueden acceder a créditos de apoyo que instituciones financieras tienen. No en todas partes claro, pero si existen y ya varios han logrado hacer uso de esos créditos de apoyo.

También está el factor reputación. No solamente se gana por la calidad del producto o servicio, también por el cumplimiento de las normas que corresponden. Hay muchas cosas que un emprendedor puede hacer por si solo, sin tener que recurrir a gastos extras por quien le haga el servicio. El emprendedor debe aprender a conocer de leyes, reglamentos, normas, controles contables, contabilidad básica, manejo de inventario, etc. No todo en un día, pero es imprescindible para que se desarrolle bien.


También está el factor reputación. No solamente se gana por la calidad del producto o servicio, también por el cumplimiento de las normas que corresponden.

Si cumples con las disposiciones, reglamentos, normativas y leyes quizá lo veas como un gasto, pero realmente es una inversión de mediano y largo plazo con el objetivo no solo de desarrollar la actividad, sino de tener ese paraguas legal que tanto se llega a necesitar.

La decisión está en tus manos…

 
El autor es especialista en Estrategias y Riesgos Legales. Cuenta con un máster en Derecho Empresarial y un postgrado en Gestión de Riesgos. Tiene especialización en Compliance y Derecho Digital; y posee la Certificación Profesional en Design Thinking (DTPC) para promover la búsqueda de mejores soluciones estratégicas.

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