Imagino que la mayoría de ustedes se han dando cuenta de la cantidad de normativas nacionales e internacionales con las que hoy en día se debe cumplir. Es más, sabían que se ha incrementado el grado de complejidad que ahora tienen dichas normativas o reglamentos.
Quizá se han dado cuenta que compañías como Google han ido variando sus políticas con respecto a protección de datos basados en lo que la Unión Europea ha ido estableciendo y las anuncian para que los usuarios las tengamos en cuenta. Por supuesto que no todos los usuarios se leen las varias páginas en letra pequeña de lo que son las nuevas políticas de Google basadas en las normativas que la UE emite acerca de ese tema de privacidad de datos. Aunque sugiero hacerlo.
Hay un torbellino de normativas y políticas publicas que están haciendo cada vez más compleja la actividad que desarrollan las organizaciones. Ya no son solo regulaciones sectoriales y especiales, sino disposiciones que obligan a las empresas u organizaciones a hacer una serie de acciones y que de no hacerlas, aunque no estén directamente relacionadas con el negocio lo están indirectamente con actividades que están siendo supervisadas, el incumplimiento crea un dolor de cabeza. Este torbellino de normativas y políticas están tejiendo definitivamente un laberinto que retan a las organizaciones, y varias ya están siendo puestas en “jaque mate”.
Pero, ¿qué sucede en emprendimientos y algunas empresas en el día a día?. Voy a compartir varios casos sencillos que ayudarán a visualizar ese bosque del día a día y observar esas ramas problemáticas que sin gestión adecuada crecen hasta convertirse en la peor pesadilla para una organización: cierres de negocios, multas, perdida de proveedores y clientes, desorganización y un gran problema reputacional.
NINGUNA organización debe permitirse un problema reputacional. La reputación es la columna vertebral y en ella descansa la enorme confianza que clientes y proveedores depositan.
Por el momento compartiré un caso sencillo.
El inicio…
Primer Caso: Un grupo de amigos deciden formar una empresa. Crean una sociedad llamada LCM Desarrolladores. Varios de sus clientes les han pedido que llenen una serie de formalidades y cumplimientos como políticas que tienen para con terceros. La operación desde sus inicios fue cambiando poco a poco y se ha vuelto más compleja. Los clientes son empresas medianas y grandes radicados en otros países y cuentan con una serie de políticas que les obliga a pedirle a todos sus proveedores formalidad en facturación desde una persona juridica cuando los montos del servicio sobrepasan “x” cantidad; representación legal; adherirse a políticas de terceros e incluso de sus proveedores internacionales; etc.
Son 3 amigos que se hicieron socios: Carlos, Rodrigo y María Laura. Son desarrolladores de aplicaciones informáticas y venden servicios de asesoría en temas propios de su profesión y dan consultoría en ciberseguridad.
Cuál es la Situación…
LCM Desarrolladores S.A. fue creada, sí. Tenían una noción meramente universitaria de lo que es hacer una empresa, pero no lo suficiente para lo que ellos necesitan. No buscaron la suficiente información de todo lo que implica tener una sociedad y como debe funcionar. Su necesidad era cubrir con una sociedad los requisitos solicitados por sus clientes y proveedores. También poder incorporar a otros clientes y participar en el proceso de desarrollo de aplicaciones y consultorías que ya tienen. No obstante, dejaron a un lado el funcionamiento de áreas de importancia en una sociedad. Carecen de formalidad a la hora de tomar decisiones. Dicen que no “tienen el tiempo” para prestarle atención al funcionamiento de la empresa. Además creen que tener un equipo de contadores internos no les resulta porque es un gasto que no lo requieren ahorita. No quieren contratar un gerente o administrador que les colabore en que la empresa siga adelante a pesar de que algunos allegados lo han sugerido. Tienen la firme creencia que ahorita están bien así y que los problemas se podrán solucionar a medida que van llegando.
No han funcionado desde la creación de la sociedad ninguna de la áreas de los órganos de la sociedad: Junta General de accionistas y Junta Directiva (en algunos países los miembros de esta pueden ser diferentes a los accionistas y en otros tienen que ser los mismos accionistas); y la gerencia, administración, contabilidad, gestión fiscal, contratación de capital humano se encuentran sin rumbo de operación. Contratan verbalmente. Tienen serios problemas con un par de contadores que no hicieron el trabajo correctamente. Ninguno de los socios se incorporó a revisar el trabajo. Pura negligencia.
Y es así que la empresa que crearon atraviesa varias situaciones: tienen dificultad para tomar decisiones como socios; Rodrigo siente que le dedica más tiempo y recursos que los otros dos socios en la búsqueda de clientes y proyectos, y no le parece compartir el mismo porcentaje de acciones y ha puesto su incomodidad en la mesa de discusión; necesitan proteger la propiedad intelectual, pero se preguntan a quién de los socios le pertenece sin darse cuenta que los 3 han trabajado, y consideran que los costos de hacerlo los hace detenerse y esperar; la marca de servicios que han estado utilizando es reclamada por una empresa que la inscribió muy poco tiempo después de que ellos la empezaron a trabajar, de hecho fue cliente de ellos; varios clientes extranjeros solicitan firmar documentos de “políticas con respecto a terceras partes” y no han tenido tiempo de leer o solicitar asesoramiento; y uno de los clientes les está reclamando por una supuesta filtración de datos personales debido a una mala implementación de seguridad en el software desarrollado. Los emprendedores se encuentran abrumados por la cantidad de responsabilidad y temas pendientes.
La situación se esta saliendo de control. Al tener declaraciones fiscales inexactas la entidad gubernamental fiscal les está haciendo un reparo, un reclamo por una suma de dinero alta y un mayor problema es que no le reconocen a la empresa algunos gastos que los contadores incorporaron, pero que no tienen los soportes debidos.
Y AHORA?…
Los problemas llegaron y no llegaron de uno en uno, sino prácticamente de una sola vez. El mayor de los problemas es que no tienen actualmente la capacidad para ponerse de acuerdo en como resolver la situación que tienen. La empresa podría ser demandada, no solamente por el gobierno y los incumplimientos que tienen o bien por la parte fiscal, sino por clientes. ¿Entonces? ¿Qué tiene que ver el cumplimiento con lo que sucede en LCM Desarrolladores? Mucho.
A ver, ¿por qué mucho? Primero que todo el cumplimiento también tiene que ver con quienes se encargan de las tareas más importantes. Si analizamos los riesgos nos damos cuenta que las áreas principales de la empresa no cuenta alguien encargado de gestionarlas y sin gestión o bien con una gestión deficiente el riesgo de incumplimiento crece; y segundo, el no involucramiento serio en el correcto funcionamiento y organización de la empresa por parte de los socios deja un vacío inmenso pues queda no solo desprotegida -la empresa -sino expuesta a los incumplimientos de disposiciones publicas y privadas como ha sucedido.
Claro, el caso aún no tiene solución, por lo menos no la tiene en este artículo. Eso sí, siempre habrán soluciones, y no siempre serán teóricas. En la mayoría de los casos hay que llevar la estrategia más allá y ser flexibles, creativos y abiertos para la encontrar la adecuada, práctica y realizable. Sobre todo aquella que pueda brindar seguridad jurídica y que mitigue el riesgo reputacional.
Hay varios elementos de todo el bosque que deben ser observados y así volver a plantearnos el dilema de: Cumplir o no cumplir…
Los socios dejaron a un lado la importancia y responsabilidad que es tener una organización formal.
Los clientes han condicionado algunos de los contratos y es algo que no puede perderse de vista. ¿Qué pasó? Es importante mencionar que proveedores y clientes cuando solicitan convenios de políticas de terceros también solicitan documentación soporte.
Los socios se alejaron completamente de las obligaciones que tenían para con la sociedad, pensando que su actividad laboral lo es todo. Consideran que lo demás es costoso o no hay tiempo para ser atendido como debe ser. Esto suele suceder a menudo. Algunos empresarios dejan a un lado ciertas obligaciones y cumplimientos societarios pensando que no son importantes, hasta que estos se acumulan tanto que les genera un verdadero dolor de cabeza.
Al no cumplir con lo que, clientes y proveedores les han solicitado, se genera un riesgo reputacional. ¿Están preparados?
Y una de las situaciones con mayor complejidad es que los socios no se pongan de acuerdo. Es aquí donde la mayoría de las empresas tienen situaciones extremas.
Dejaron sin protección su marca de servicios. Ahora tienen que pelearla o bien cambiar la marca y anunciar debidamente el cambio.
Entonces? Cumplir o no cumplir...
Ok! ¿Cumplir qué? Lo explico de está forma: Si cumples con las disposiciones, reglamentos, normativas y leyes quizá lo veas como un gasto, pero realmente es una inversión de mediano y largo plazo con el objetivo no solo de desarrollar la actividad, sino de tener ese paraguas que tanto se llega a necesitar. Si tu organización no cumple con las normativas y reglamentaciones lo que sucede es que en un plazo “x” que puede ser mañana, pasado mañana, le próximo año o quizá en tres años tu organización tendrá problemas como los que LCM Desarrolladores tiene e incluso pueden ser peores.
Si cumples con las disposiciones, reglamentos, normativas y leyes quizá lo veas como un gasto, pero realmente es una inversión de mediano y largo plazo con el objetivo no solo de desarrollar la actividad, sino de tener ese paraguas que tanto se llega a necesitar.
La decisión está en tus manos…